Em uma reunião executiva, revisão de desempenho ou sessão de estratégia, o termo “KPI” seria usado várias vezes. Mas mesmo sendo usado em excesso, geralmente é mal compreendido e as empresas que estão usando KPIs efetivamente não são tão comuns. Quando usados adequadamente, os KPIs podem fazer uma enorme diferença no sucesso de uma empresa.
O que é KPI?
Um indicador-chave de desempenho, também conhecido como KPI, representa uma medida quantificável usada para avaliar o sucesso de uma empresa ou funcionário no cumprimento dos objetivos de desempenho. Em palavras simples, KPI é um valor mensurável que mostra o progresso em relação ao resultado desejado. Nos negócios, é usado para melhorar o desempenho e definir o sucesso.
Principais fatores a serem considerados ao definir
os KPIs Todos os KPIs precisam começar com várias considerações, caso contrário não serão indicadores bem-sucedidos. Geralmente, os KPIs são números ou proporções determinados pelos princípios SMART, como deveriam ser:
- Específicos
Ter um objetivo claro é de longe a parte mais importante do desenvolvimento de um KPI. É crucial avaliar os principais objetivos – aqueles que afetam diretamente o sucesso de seus negócios. Sem estar conectado a um objetivo comercial específico, um KPI não possui valor e utilidade intrínsecos. - Mensuráveis
KPIs devem ser regularmente contados e comparados com números e objetivos passados. - Atingíveis
Para implementar KPIs, medidas apropriadas e realistas devem ser tomadas. - Realistas / Relevantes
KPIsdevem ser práticos e pragmáticos, além de ter um valor genuíno. - Oportunos
KPIsdevem estar sob verificação consistente para serem úteis. Alguns KPIs devem ser medidos uma vez a cada duas semanas; outros – trimestralmente ou mesmo anualmente. Mas todos eles devem ser verificados em um cronograma; caso contrário, as métricas serão inúteis.
KPIs acionáveis
Para garantir que seu KPI seja suficientemente acionável, são necessárias cinco etapas:
- Revisar objetivos e metas de negócios
Ao projetar seus KPIs, você deve saber para onde deseja ir antes de descobrir como chegar lá. - Analise o desempenho atual
Faça a si mesmo perguntas: Sua configuração atual está funcionando? O que está funcionando e o que não está? Seu desempenho atual é sustentável? - Defina metas de KPI de curto e longo prazo
Se você tiver um período de tempo prolongado, é importante definir metas ao longo do caminho para manter o controle. Essas metas de curto prazo aumentam a chance de seu objetivo de longo prazo ser bem-sucedido. - Analise as metas com sua equipe
Todos precisam estar de acordo com as metas para alcançá-las. Obter informações de todos também é essencial para o sucesso, pois pode preencher todas as fendas que possam estar faltando. - Analise o progresso e evolua
Depois que você colocar os KPIs no lugar, é hora de acompanhar seu progresso, analisar números e ver onde as melhorias podem ser feitas. Um KPI não revisado não tem propósito e não ajuda ninguém.
Importância de definir objetivos e atualizar KPIs Os
KPIs são baseados em objetivos; caso contrário, eles não têm um propósito real. Depois de definir um objetivo com um prazo ainda mais futuro, você poderá identificar os marcos que precisará marcar para chegar lá.
Vejamos o seguinte exemplo de KPI. Você deseja converter 3.000 leads em vendas no primeiro trimestre do ano. Você precisará definir metas mensais ou mesmo semanais para chegar lá. Dessa forma, você poderá avaliar, reavaliar e ajustar continuamente o curso para atingir a meta de longo prazo.
Você pode dividir as metas igualmente de acordo com cada mês. Nesse caso, seriam 1.000 assinaturas em janeiro, 1.000 em fevereiro e 1.000 em março.
Mas você pode querer ser mais específico. Há mais dias em janeiro e março do que em fevereiro, então talvez você deva definir uma meta de 1.100 para esses meses. Ou talvez você obtenha mais tráfego no site em fevereiro porque sua empresa possui um estande popular em uma grande feira comercial. Nesse caso, você pode definir uma meta de 1.500 assinantes em fevereiro, mesmo que o mês seja mais curto.
Faça o que fizer, quebre suas metas de KPI para definir metas de curto prazo que o levarão em direção a seus objetivos de longo prazo com mais eficiência.
Um KPI que nunca é atualizado ou alterado com base no desempenho se tornará inútil. A revisão mensal de seus KPIs (ou, mais idealmente, semanalmente) dará a você a chance de corrigir ou até mudar completamente o curso. Às vezes, você pensa em caminhos novos e mais eficientes para seus objetivos e metas.
Como medir o KPI?
Geralmente, existem cinco maneiras de rastrear KPI:
- Contagens A
contagem é o valor numérico mais fácil de calcular – seja o número de clientes satisfeitos, o número de vendas ou o número de acidentes no local de trabalho. As contagens são úteis para medir algo que não precisa de mais contexto para mostrar mudanças ao longo do tempo. - Porcentagens
Porcentagens são contagens do número de pessoas ou objetos que exibem uma característica de destino dividida pelo tamanho total da população. Esse número é multiplicado por 100. A taxa de cliques (CTR) e o retorno do investimento (ROI) são bons exemplos de porcentagens. - Somas ou totais
Eles podem ser confundidos com contagens, mas somas ou totais são variáveis contínuas que podem assumir a forma de números com decimais. Por exemplo, o tempo total gasto com ligações para vendas nesta semana foi de 42,5 horas. - Médias
Também conhecida como média, é a soma ou o total de todos os números em um conjunto de dados dividido por uma contagem de pessoas ou itens nos quais a soma foi baseada. Por exemplo, você pode medir amédia de vendas receita por chamada de vendas ou a classificação média de satisfação do cliente. - Proporções As
proporções comparam dois números lado a lado, separados por dois pontos. Mas certifique-se de usá-los apenas se fizer sentido comparar dois números.
A conclusão
KPIs não deve apenas corresponder ao seu setor, mas também à sua empresa e estratégia. Os KPIs certos para você podem não ser os KPIs certos para outras empresas. Verifique se você pesquisou o maior número possível de KPIs para determinar quais são adequados para você.